La gestion de l’effectif

Les salariés que l’on emploie constituent l’une des ressources, voire la ressource critique, pour la réussite de toute entreprise. Ils constituent également un facteur de coûts très important. Il s’agit avant tout d’en faire le meilleur usage pour obtenir une productivité maximale tout en évitant les absences. C’est l’objet de ce qu’on appelle la gestion des effectifs.

I. Définition : qu’est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion des effectifs est une branche de la planification des effectifs, qui relève elle-même de la gestion du personnel de manière plus générale. La gestion du personnel a pour objet toutes les tâches administratives au quotidien pour ce qui concerne le personnel. La planification des effectifs, elle, vise à couvrir les besoins en personnel de la société du point de vue quantitatif, qualitatif, temporel et physique. Cela veut dire concrètement qu’il faut assurer la disponibilité d’effectifs en nombre adapté (quantitatif) dotés des qualifications adéquates (qualitatif) au bon moment (temporel) et là où il faut (physique). La planification des effectifs contribue ainsi à la réalisation des objectifs de l’entreprise (de type augmentation de la production ou de l’efficacité du service après-vente).

La planification des effectifs se subdivise en plusieurs domaines :

• Évaluation des besoins de personnels
• Recrutement
• Gestion de carrière
• Gestion des effectifs
• Suppressions d’emplois

II. Qu’est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion des effectifs vise à une bonne affectation des salariés à leurs postes, c’est-à-dire à une adaptation optimale des compétences des salariés aux profils des postes. Ce faisant, il y a lieu de prendre en compte aussi bien les impératifs d’exploitation du point de vue quantitatif, temporel et physique que les capacités et les intérêts des salariés.

III. Objet de la gestion des effectifs

Une bonne gestion des effectifs doit assurer avant tout :

• Adéquation des effectifs aux besoins : il s’agit d’assurer un équilibre permanent entre le volume des commandes et le temps de travail. Cela permet d’éviter de causer des pertes de productivité.
• Augmentation de la productivité et baisse des coûts simultanés : l’affectation aux postes de salariés disposant des compétences les plus adaptées permet d’optimiser la chaîne de création de valeur au sein de l’entreprise. Mais productivité et baisse des coûts ne vont pas sans la satisfaction du personnel. Un bon gestionnaire des effectifs se doit donc de connaître aussi bien la qualification des salariés que leurs besoins en matière de travail. En pratique, cela veut dire qu’une bonne gestion des effectifs évite autant que faire se peut les heures supplémentaires comme les plages sans travail, le surmenage comme les temps morts. Il y a lieu également d’assurer un suivi constant des besoins en formation, en embauches, en mutations ou en licenciements.
• Flexibilité du travail : un système de gestion des effectifs bien pensé permet également de réagir avec flexibilité aux surcharges de travail (par exemple en haute saison dans le tourisme) comme au manque de personnel (par exemple pour cause de demandes de congés simultanées ou d’arrêts-maladie imprévus).

IV. Gestion des effectifs, planning des équipes et gestion du temps

La gestion des effectifs peut impliquer en particulier le planning du personnel. La différence principale est que le planning des équipes se fait en règle générale de manière fixe et à long terme. La gestion des effectifs, elle, prend très clairement en compte le facteur de la flexibilité. Le planning du personnel se fait donc toujours à court terme, avec des adaptations constantes selon les besoins. En pratique, on utilise souvent des concepts hybrides, avec un planning du personnel où les maxima d’activité sont couverts dans le cadre de la gestion des effectifs au moyen d’équipes supplémentaires.

Comme la gestion des effectifs s’intéresse également aux méthodes de saisie du temps de travail, elle touche également à la gestion du temps, laquelle comprend toutes les méthodes d’évaluation, de traitement et d’utilisation des données impliquant le temps.

V. Échéances de planification en gestion des effectifs

Dans sa pratique quotidienne, le gestionnaire d’effectifs est confronté à de nombreux défis. Le plus grand défi est sans doute celui d’arriver à un compromis entre planification à long terme et flexibilité. À cet égard on distingue différents horizons de planification que la gestion des effectifs doit prendre en compte :

• Planification annuelle : étant donné que les variations de capacité sont difficilement prévisibles à long terme, la gestion des effectifs à l’échelle annuelle est considérée comme particulièrement difficile. Mais elle est cruciale. En effet, mieux on sait à l’avance qui va faire quoi et où, plus les salariés seront susceptibles de respecter les objectifs fixés, ou bien d’organiser eux-mêmes leur remplacement. Toutefois, la planification annuelle reste la plupart du temps une ébauche grossière à n’utiliser qu’à titre indicatif.
• Planning mensuel et hebdomadaire : ce planning prend en compte, entre autres, les congés, les formations et les remplacements prévus, à envisager à un horizon de 4 à 6 semaines.
• Situation effective : il faut enfin que la gestion des effectifs sache réagir de manière flexible à des changements à très court terme des conditions de travail.

Il s’agit donc, par une approche progressive, d’élaborer en premier une planification à long terme, grossière, puis de l’affiner progressivement au fil du temps compte tenu du retour d’expérience. Pour permettre une bonne évaluation des besoins en personnel à venir, il est nécessaire de se livrer à une analyse continue de la charge de travail et des effectifs. À l’aide d’indicateurs comme les ventes ou le nombre de clients, on peut repérer des tendances récurrentes et en tirer des prévisions. Ces prévisions permettent d’estimer les besoins en main d’œuvre et en disponibilité des personnels, et de prendre des mesures pour éviter les sureffectifs comme les sous-effectifs.

VI. La participation des salariés à la gestion des effectifs

Si la gestion des effectifs est une tâche qui incombe à la société, on a tout intérêt à impliquer les salariés, qui sont les premiers concernés, à la préparation des plannings. La première question qui se pose est celle de savoir si la convention collective permet cette flexibilité. Quoi qu’il en soit, avant, pendant et après l’introduction d’un système de gestion des effectifs, il ne faut pas oublier d’impliquer le comité d’entreprise ou les représentants des salariés dans sa conception et sa mise en œuvre, afin de répondre aux obligations légales en matière de cogestion.