La gestion des achats

Les généralités sur la gestion des achats 

I. Les étapes du cycle d’achat

Les étapes du cycle d’achat sont les différentes phases relatives au processus d’approvisionnement. Ainsi elles se présentent comme suit :

A) L’expression du besoin

Il s’exprime par l’émission provenant d’un service demandeur et par la vérification de son existence par le service d’achat qui correspond à un besoin économique.

B) La gestion des fournisseurs

C’est un ensemble d’actions qui permet de gérer, d’administrer et d’organiser les fournisseurs. Elle commence par leur recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix. Cette étape prévoit en générale un appel d’offre qui permet à l’entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dans le but d’avoir tous les avantages liés à la qualité et aux meilleurs prix. Cette étape prévoit également l’évaluation des fournisseurs qui permet d’effectuer la sélection du fournisseur possible pour un certain achat, mais également leur sélection. Elle se fait selon les étapes suivantes : classification des fournisseurs potentiels, envie d’appel d’offre ou une consultation auprès de ceux-ci, négociation, sélection finale qui conduit à la passation de la commande.

C) Passation de la commande

Le bon de commande doit exprimer clairement les intentions d’achat des deux parties et être valable devant la loi. À cet effet il renseigne : le nom et l’adresse de l’entreprise qui commande, le numéro de la commande et date, le nom et l’adresse du fournisseur, la date de livraison, les conditions de règlement, la signature de l’acheteur, la description des quantités et articles ou fournitures commandés, le prix unitaire mentionné sur le catalogue, les instructions générales.

D) Réception de la livraison

C’est la constatation de l’effectivité d’une commande. Il est question ici de montrer le rôle de ce service et de préciser les différents contrôles à effectuer lors de la livraison. À cet effet un bon de livraison doit être remis à la réception de la commande par le fournisseur pour accuser réception.

E) Réception de la facture

Une procédure doit présenter clairement le cheminement d’une facture à l’arrivée dans l’entreprise. C’est ainsi qu’une facture peut parvenir soit au service d’achat soit au service comptable directement. Mais quel que soit le lieu de réception, un contrôle doit se faire avant tout règlement.

F) La comptabilisation du paiement

Le paiement est l’action d’une somme d’argent en exécution d’une obligation antérieure. Le document qui permet au fournisseur de se faire payer doit être établi. Ce document peut être un ordre de paiement en espèce, un chèque ou alors un ordre de virement et doit être enregistré avec le maximum d’attention possible.

G) L’archivage de la facture et des pièces-jointes

C’est la dernière étape du processus une fois que tout a été soldé, le dossier complet doit être constitué au service achats et conservé. Il y a pour cela des raisons internes de gestion et de justifications fiscales :

• Sur le plan légal : il s’agit de conserver essentiellement les bon commandes et les factures, pour des raisons de secours ultérieurs possibles liés aux conditions de garantie et des raisons fiscales.
• Sur le plan de la gestion interne : il s’agit d’enrichir le fichier fournisseur et en particulier de mettre à jour ses performances en vue d’un processus de sélection ultérieur. L’ensemble de ces procédures d’achat présente une chaîne de traitements administratifs, qui se présentent souvent de façon répétitive.