Le recrutement et l’intégration

RECRUTEMENT ET INTÉGRATION

Le recrutement constitue une des missions fondamentales de la fonction ressources humaines. Il implique trois dimensions. La dimension organisationnelle, liée à la procédure de recrutement. La dimension sociale, à l’occasion de l’intégration du salarié dans l’organisation. La dimension technique liée à l’activation des moyens de communication et de gestion de l’information.

I.  Les objectifs du recrutement

D’une manière générale, le recrutement doit répondre à trois besoins : le profil du poste, l’échéance et la compétitivité.

                  A) Le profil du poste

La procédure de recrutement doit aboutir à l’embauche d’une personne dont le profil se rapproche le plus possible de celui du poste à pourvoir, en termes de compétences professionnelles mais aussi de qualités personnelles et d’expérience.

Exemples : pour effectuer des opérations de saisie informatique, il ne faut pas recruter une candidate titulaire d’un BTS Assistant. Lorsqu’un responsable du service comptabilité doit être remplacé (soit parce qu’il part à la retraite, soit parce qu’il démissionne), il est possible de sélectionner des candidats de profils différents : jeunes et hautement qualifiés en matière de comptabilité, ou plus âgés, moins diplômés, mais disposant d’une expérience d’encadrement de service.

B) L’échéance

Selon le motif du recrutement (création de poste, remplacement définitif ou momentané d’une personne), l’échéance peut se situer à court ou à long terme. Celle-ci détermine la durée du contrat de travail de la personne recrutée : contrat à durée indéterminée, déterminée ou temporaire.

Exemple : pour remplacer une secrétaire qui part en congé parental, on peut avoir recours à un contrat à durée déterminée.

C) La compétitivité

La qualité des ressources humaines contribue à la performance des entreprises. Le recrutement peut donc tendre vers plusieurs objectifs :

– Répondre à une demande croissante

Exemple : accroître l’effectif d’un atelier pour réduire les délais de fabrication.

– Augmenter les ressources en compétences

Exemple : recruter un administrateur pour le réseau informatique nouvellement mis en place.

– Équilibrer la pyramide des âges

Exemple : la venue de jeunes employés dans la société peut permettre de dynamiser les groupes de travail, mais également des seniors pour qu’ils puissent apporter leur expérience au sein de ces équipes.

– Optimiser le rapport entre le coût salarial et les compétences

Exemple : dans une petite entreprise, recruter une secrétaire spécialisée en comptabilité pour assurer le secrétariat et la préparation des travaux comptables.

II. La procédure de recrutement

                  A) La demande

La demande de recrutement peut être motivée par des raisons variées : démission d’un salarié, mutation, départ en retraite, augmentation de la charge de travail, lancement d’un nouveau produit, etc. Elle émane, en général, du responsable hiérarchique direct. Selon la taille de l’entreprise, elle est soumise directement à l’employeur ou au responsable des ressources humaines.

La demande est ensuite analysée, afin d’envisager le mode et la finalité du recrutement à mettre en œuvre : poste, candidatures, contrat de travail, durée, conditions de travail, etc.

Pour répondre au mieux à cette demande, on établit la description du poste. Ce document précise : l’intitulé du poste, le statut, la position hiérarchique, la mission, les tâches à accomplir, la formation, les compétences professionnelles et les qualités personnelles requises, la rémunération. Cette définition du poste permet ensuite de déterminer le profil recherché.

                  B) La recherche de candidats

Les organisations peuvent recourir à deux modes de recrutement. Le recrutement interne ou externe.

1. Le recrutement interne

Il s’adresse en premier lieu aux salariés de l’entreprise. L’annonce du poste à pourvoir peut se faire sur un panneau d’affichage, par une note de service ou par le site intranet. Dans les grandes entreprises, la base de données du personnel constitue aussi un moyen pratique et rapide pour trouver les profils de candidats correspondant au mieux au profil recherché. Le recrutement interne offre des avantages, d’une part pour les salariés : possibilités de promotion, de mutation, valorisation de l’expérience, motivation ; d’autre part pour l’entreprise : réduction des délais et des coûts de recrutement. En revanche, il présente des limites : absence de renouvellement des équipes, réduction de l’apport de ressources plus qualifiées ou créatrices, atteinte par le salarié de son niveau d’incompétence.

Exemple : pour remplacer le responsable du service comptabilité qui part en retraite, il est possible de promouvoir son adjoint, hautement compétent dans le domaine de la comptabilité. Or, celui-ci ne possède pas les qualités personnelles pour encadrer une équipe, il risque donc d’être incompétent.

2. Le recrutement externe

L’organisation peut procéder elle-même à la recherche de candidatures, par les moyens suivants :

• Une annonce diffusée dans la presse ou par Internet
• Les candidatures spontanées qui constituent une base de données dans les grandes entreprises en particulier
• La cooptation, c’est-à-dire lorsqu’un un salarié de l’entreprise recommande un candidat
• La sélection d’anciens stagiaires ou intérimaires, qui ont déjà été observés en situation professionnelle, ce qui permet de limiter les erreurs de recrutement

L’entreprise peut faire appel aux services d’organismes spécialisés, publics ou privés :

• Les organismes publics, tels que Pôle Emploi et l’APEC (Agence pour l’emploi des cadres) offrent des services gratuits. L’efficacité est variable selon les agences locales mais aussi selon le marché du travail
• Les organismes privés, tels que les cabinets de recrutement ou « chasseurs de têtes ». L’efficacité est liée aux méthodes utilisées, certains entrant en contact avec les candidats ciblés qui sont déjà en poste dans une autre société. Le principal inconvénient est le coût du service
• Les salons ou forums de l’emploi permettent aux entreprises de rencontrer rapidement de nombreux candidats

C) La sélection

La sélection s’opère en plusieurs étapes.

• La présélection

Elle consiste en l’examen des CV  et des lettres de motivation. Ne sont conservés que les candidats qui répondent aux critères définis au départ, les autres ne sont pas retenus.

• La mise en œuvre de méthodes de sélection

Les candidats présélectionnés sont convoqués et soumis à une ou plusieurs épreuves de sélection.

– la réunion : certaines entreprises ont l’habitude de réunir dans un premier temps les candidats retenus pour leur exposer le contexte du recrutement et leur permettre de se présenter de manière collective

– l’entretien : il permet au candidat de se présenter, d’exposer ses motivations, ses qualités, et au recruteur de présenter le poste, l’organisation, de faire préciser certains points du CV

– les tests : de personnalité, d’aptitude, de situation, ils sont multiples mais réellement valables s’ils sont réalisés par des spécialistes

– l’analyse graphologique : elle est souvent utilisée, bien que son efficacité soit contestée

• La décision

Le choix final est généralement effectué par le responsable du recrutement et le supérieur hiérarchique direct. Il est concrétisé par la rédaction du contrat de travail.

III. L’intégration du salarié

Au-delà de l’embauche du salarié, l’entreprise veille à son intégration, qui répond à une double nécessité, fonctionnelle et sociale. D’une part, l’organisation a besoin que le nouvel embauché soit rapidement opérationnel, d’autre part celui-ci a besoin de se sentir reconnu, donc intégré, au sein d’une organisation nouvelle pour lui. Par conséquent, l’entreprise et le salarié ont tous deux un rôle à jouer.

Afin d’aider le salarié à se situer dans l’organisation et à s’adapter à sa culture, l’entreprise peut mettre plusieurs moyens en œuvre :

• Accueil par le responsable hiérarchique
• Visite de l’entreprise et présentation des autres salariés
• Remise d’un document informant et décrivant le fonctionnement de la société (organigramme, règlements, plan des locaux…)
• Désignation d’un tuteur, dont la mission est d’aider le nouveau salarié à intégrer son poste, lui indiquer les procédures, les méthodes, etc.

Parallèlement, le salarié doit rapidement être opérationnel à son poste de travail en s’informant des procédures, des habitudes, etc.

Une intégration ratée peut engendrer des difficultés de prise de fonction, une démission, et donc un échec du recrutement.

IV. Les moyens de communication et d’information

Une procédure de recrutement active le système de gestion de l’information, notamment après la décision d’embauche. En ce sens, on peut dire que la communication, aussi bien en interne qu’à l’externe, occupe une place très importante dans cette procédure.

A) La mise en oeuvre de la communication

Les moyens utilisés au cours d’un recrutement empruntent en grande partie aux techniques de communication : écrite, orale, interne, externe, interpersonnelle ou de masse.

Exemples : affichage de postes, lettres, CV, formulaires de demande d’emploi, réunion, entretien, brochure de présentation, livret d’accueil, parrainage.

Le choix du mode de communication est déterminé par les trois critères suivants :

• Le profil du poste (les compétences recherchées, la qualification…)
• Le budget attribué pour recrutement
• Les problèmes de temps et de délais (prise en compte des préavis et de la date de départ pour remplacer un salarié)

B) La mise en oeuvre de l’information

Les formalités liées au recrutement engendrent un ensemble d’échanges et de traitement d’informations.

• Entre l’employeur et le salarié : l’embauche est concrétisée par le contrat de travail, selon la législation et les accords conclu entre eux
• Entre l’employeur et les organismes sociaux : l’employeur établit une déclaration d’embauche destinée à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales). Cette déclaration permet de diffuser l’information auprès des organismes tels que Sécurité sociale, Caisse d’allocations familiales, assurance chômage, etc
• Au service des Ressources humaines, l’enregistrement du salarié embauché est fait sur le registre unique du personnel, manuel ou informatisé, ainsi que dans la base de données du personnel qui permettra sa gestion administrative et financière.

À RETENIR

Trois critères entrent en ligne de compte lors d’un recrutement : le profil du poste, l’échéance et la compétitivité de l’organisation. La procédure de recrutement se déroule en plusieurs étapes.

La demande est l’expression d’un besoin personnel. Selon l’urgence et le type de poste à pourvoir, la recherche de candidats peut être menée en interne ou en externe. Elle dispose de moyens diversifiés.

La sélection fait appel à un certain nombre de méthodes, parmi lesquelles l’entretien et les tests sont les plus couramment utilisés. Au-delà de l’embauche du candidat retenu, l’organisation doit accompagner son intégration pour garantir la réussite du recrutement. Une procédure de recrutement met en œuvre de nombreux outils de communication écrite et orale, et ainsi de gestion de l’information.