Les appels d’offres

Les appels d’offres, malgré leur recul en volume ces dernières années, restent des leviers de chiffre d’affaires considérables pour les TPE et PME françaises. Mais encore faut-il savoir les sélectionner et y répondre efficacement pour maximiser ses chances de réussite sans y consacrer trop de temps, pour ne pas plomber sa marge. Voici des conseils en 6 étapes pour répondre aux appels publics à la concurrence.

Les documents de la candidature :

On appelle ainsi les documents à fournir permettant à la collectivité de vérifier vos capacités techniques, financières et professionnel les à réaliser la prestation.

Pour cela vous devez compléter un formulaire appelé DUME  qui sera électronique à partir d’avril 2018, ou en attendant le DC1 et le DC2. En 2018 le dossier de candidature sera une  déclaration sur l’honneur, les pièces justificatives ne seront demandées que si vous êtes attributaire de l’appel d’offres.

Néanmoins vous devez disposez d’un Kbis, un Siren, une attestation de responsabilité civile, une lettre de délégation si le signataire n’est pas au Kbis, une présentation de votre entreprise, un document présentant vos références pertinentes de moins de 3 ou 5 ans. La présentation des références doit comporter des précisions sur le nom de la collectivité, l’année, la  description de la mission, le montant et les coordonnées d’un contact.

Il est donc possible de préparer un modèle de réponse à un appel d’offres type en particulier pour le dossier de candidature. À terme faire un dossier de candidature prendra moins de 5 minutes.

Les documents de l’offre :

Les documents de l’offre sont constitués des pièces nécessaires à l’évaluation de l’offre afin de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse.

Vous aurez à compléter ou fournir vos tarifs en complétant un BPU, DPGF, DQE  et présenter votre réponse en évitant de fournir un mémoire technique type.

Le mémoire technique est le document qui permet à la collectivité de « noter » si votre réponse est conforme à ses attentes et si votre réponse est pertinente.

Au-delà du prix et  du mémoire technique, vous aurez parfois à compléter un acte d’engagement même si cela n’est plus obligatoire, à renvoyer parfois signé le CCTP et CCAP.

En conclusion répondre à un appel d’offres se préparer et il est possible de créer un modèle d’appel d’offres constitué des pièces types de la candidature et d’un modèle de mémoire technique à personnaliser ensuite.

La réforme des marchés publics a pour vocation de diminuer la charge administrative de la réponse pour se concentrer sur la qualité « commerciale » de l’offre.

SE FAIRE CONNAÎTRE DES SERVICES DÉCISIONNAIRES

Avant de passer à la sélection des appels d’offres, nous vous rappelons que les marchés inférieurs à 25 000€ se font en direct, sans appel public à la concurrence ! Il peut donc être pertinent de se faire connaître auprès des services concernés (à la mairie, la communauté de communes, etc.) et d’entretenir des relations avec certains élus ou cadres. Il n’y a pas de secrets : si vous êtes compétent, c’est bien, mais si vous connaissez du monde, c’est encore mieux pour obtenir des marchés publics dont les montants sont inférieurs aux seuils.

ANALYSER L’AVIS D’APPEL PUBLIC À LA CONCURRENCE

L’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) est une sorte de résumé de l’appel d’offres qui reprend le lieu d’exécution, l’objet du marché, l’allotissement, la procédure utilisée, les contraintes particulières, l’estimation (pas toujours), les critères d’attribution et la date limite de dépôt des dossiers. L’analyse de l’AAPC permet ainsi de faire rapidement le tri entre les appels d’offres intéressants et ceux pour lesquels il est inutile de dépenser du temps et des ressources.

Par exemple, le lieu d’exécution peut être trop éloigné de votre siège, pour un montant insuffisamment élevé. Ou le marché peut exiger certaines qualifications dont vous ne disposez pas. Ou encore le délai de réponse peut être trop court pour monter un dossier solide. L’objectif est de trouver le bon équilibre entre investissement mis dans la réponse et chances d’obtenir le marché. Mais il n’y a pas de secret : c’est en testant qu’on apprend à sélectionner les bons appels d’offres !

ANALYSER LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES

Une fois que vous avez sélectionné les appels d’offres, vous pouvez retirer (ce qui se fait généralement en ligne désormais) les dossiers de consultation des entreprises : les fameux DCE. Le DCE est un dossier lourd et complexe qui comprend de nombreux éléments qui devront être analysés en détail pour maximiser ses chances de réussite en répondant exactement aux exigences de l’appel d’offres. Car, outre les formulaires administratifs qui devront être remplis, le DCE contient les éléments suivants :

• Le règlement de la consultation : qui peut contenir des informations capitales (visite obligatoire avant réponse, critères d’attribution détaillés, etc.).
• Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : qui précise l’objet du marché, les lots éventuels, les pièces constitutives du marché, les exigences concernant le prix de la prestation, etc.
• Le cahier des clauses techniques particulières : qui détaille les exigences techniques du marché et qui doit également être analysé en profondeur. En effet, si la personne en charge de la rédaction de l’appel public à la concurrence a négligé des postes indispensables à la bonne réalisation des travaux demandés, il vous reviendra de prendre l’initiative de les ajouter dans votre offre en expliquant leur nécessité.

Le dossier de consultation des entreprises est sans doute le document le plus important : c’est lui qui précise non seulement le cahier des charges de l’appel d’offres, mais aussi la formalisation de la réponse. En conséquence, vous devez non seulement comprendre ce qui est attendu, mais aussi adapter la forme de votre réponse aux attentes du donneur d’ordre.

RÉDIGER LA RÉPONSE À L’APPEL D’OFFRES

Le plus important dans la réponse aux appels d’offres est de ne pas oublier de documents ! Certains peuvent être pré-remplis à l’avance, mais d’une manière générale, il faut des documents à jour, récents, et complets. Idéalement, le dossier doit être monté par une personne puis vérifié par une deuxième personne pour s’assurer de sa conformité avec les exigences du DCE.

Pour le reste, il s’agit de rédiger un mémoire technique complet reprenant les caractéristiques des travaux, vos expériences, les moyens de votre entreprise, etc. Comme nous le détaillons dans notre fiche technique sur les mémoires techniques.

Pensez bien à envoyer votre dossier de candidature par courrier recommandé avec accusé de réception au moins 5 jours avant la date limite !

ANALYSER LA RÉPONSE EN CAS DE REJET DE LA CANDIDATURE

Quand on répond à des appels d’offres, on obtient régulièrement des rejets de candidature. Et c’est une bonne chose aussi : car on peut analyser ces rejets en demandant les décisions de rejet. Le donneur d’ordre envoie alors un document détaillant, pour chaque critère d’attribution, la note obtenue par votre entreprise et la note obtenue par l’entreprise qui a gagné l’appel d’offres. Ce tableau permet d’analyser les causes du rejet pour mieux répondre aux appels d’offres suivants !