Les écritures comptables
LES ÉCRITURES COMPTABLES
Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?
Les écritures comptables d’une entreprise doivent respecter le principe de comptabilité en partie double. Dans le cas des entreprises qui utilisent des logiciels de facturation, les écritures comptables sont digitalisées et regroupées dans les rapports comptables.
I. Définition d’une écriture comptable
Une écriture comptable est une opération qui consiste à enregistrer un flux de nature économique, commercial ou encore financier, dans les comptes d’une entreprise.
Toutes ces opérations sont enregistrées dans des journaux (un journal général ou un journal auxiliaire), et constituent la base de tout résultat comptable. Le bilan et le compte de résultat dépendent des écritures comptables enregistrées, et donc de leur exactitude.
Chaque écriture comptable doit être accompagnée d’une pièce justificative, qui peut être par exemple des relevés bancaires, des factures client ou fournisseur, etc. Ces pièces doivent également être numérotées, pour garantir leur traçabilité.
II. Que doit contenir une écriture comptable ?
Une écriture comptable doit être composé des éléments ci-dessous :
- La date de valeur (la date de l’opération) et la date de mouvement (la date où le mouvement est enregistré)
- Le montant
- La description de l’opération
- Les comptes concernés par le flux (par exemple le compte 411 pour le compte Client ou encore 512 pour le compte Banque)
- Le numéro de la pièce comptable justificative
Ces écritures sont ensuite enregistrées dans un journal, par exemple le journal de vente, de banque, de caisse, d’achats, et dans un second temps enregistrés dans un journal général.
III. Les règles à respecter lors de l’enregistrement d’une écriture comptable
Enregistrer une écriture comptable ne se fait pas n’importe comment, il existe plusieurs règles à respecter :
- Le principe de la comptabilité double, c’est-à-dire que débit et crédit doivent s’équilibrer
- La présence d’une pièce justificative numérotée, pour appuyer l’écriture en cas de contrôle
- L’écriture ne doit pas être modifiée une fois enregistrée, mais elle peut être annulée grâce à une autre écriture inverse
La saisie d’une écriture comptable nécessite d’y prêter un minimum d’attention, car en cas de contrôle, ce seront des pièces essentielles, sur lesquelles repose tout l’équilibre comptable d’une entreprise.
IV. Comment passer d’une écriture comptable ?
C’est le principe de la partie double : le débit doit toujours être égal au crédit. Toutefois, l’écriture comptable dépend de nombreux éléments à prendre en compte.
Pour l’enregistrement de la TVA, on utilise :
- pour la facture d’achat, le compte de TVA déductible (compte 4456)
- pour la vente, le compte de TVA collectée (compte 4457)
Ce qui fait que l’écriture comptable mouvemente, en même temps, les comptes de bilan et les comptes de charges ou de produits.
V. Les mentions obligatoires de l’écriture comptable
Les mentions obligatoires à inscrire lors du passage de l’écriture comptables sont :
- La date de l’opération
- Le nom et le numéro des comptes mouvementés
- Le libellé
- Le montant du mouvement des comptes
- Le numéro de la pièce justificative
- Le journal utilisé
Il est indispensable d’avoir en sa possession, toutes les pièces justificatives en cas de contrôle.
VI. Comment fonctionne le compte de bilan ?
Le compte de bilan fonctionne de la façon suivante :
Le compte d’actif :
- est débité dès qu’il augmente
- est crédité dès qu’il diminue
Le compte de passif :
- est crédité dès qu’il augmente
- est débité dès qu’il diminue
VII. Les écritures comptables : compte de charges et de produits
Le compte de charges et de produits fonctionne ainsi :
Le compte de charges :
- est débité dès qu’il augmente
- est crédité dès qu’il diminue
Le compte de produits :
- est crédité dès qu’il augmente
- est débité dès qu’il diminue