Les logiciels de gestion de comptabilité
I. La définition d’un logiciel de comptabilité
Un logiciel de comptabilité est un programme informatique comptable et financier qui permet d’assurer la tenue de la comptabilité. Il permet de retranscrire toutes les transactions effectuées par l’entreprise avec ses partenaires (clients, fournisseurs, salariés, associés, banque). Un logiciel comptable peut être développé en interne par l’entreprise ou acheté directement à un éditeur de logiciels.
Lorsqu’une société tient elle-même sa comptabilité à l’aide de son propre logiciel, elle peut solliciter un Expert-Comptable afin d’assurer une mission de présentation des comptes annuels. Le professionnel de l’Expertise-comptable va établir une attestation portant sur la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels.
II. Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité
Habituellement, les logiciels comptables offrent de nombreuses fonctionnalités. Les voici en détail.
A) Tenir une comptabilité générale
Il s’agit de choisir son plan comptable et éventuellement de le paramétrer, de créer et paramétrer des journaux et surtout de comptabiliser des écritures comptables dans différents journaux. Certains logiciels de comptabilité permettent de gérer efficacement les comptes d’abonnement.
B) Gérer les transactions avec les tiers
Les logiciels de comptabilité permettent des consultations et des éditions de comptes généraux et auxiliaires (comptes clients, comptes fournisseurs, comptes de salaire). Ils permettent de prendre connaissance des soldes et de lettrer les comptes de tiers. Certains proposent également de générer des courriers en cas de retard de paiement des clients. Les fonctionnalités sont plus ou moins étendues selon la gamme choisie. Enfin, ils peuvent intégrer un module de rapprochement bancaire, très utile pour les entreprises qui gèrent avec attention leur trésorerie.
C) Gérer les immobilisations
Certains logiciels proposent un module de gestion des immobilisations qui permet d’entrer les amortissements, de gérer leur mode d’amortissement (linéaire ou dégressif), leur durée d’amortissement, des sorties d’immobilisation, de calculer le montant des dotations aux amortissements (à la clôture, à une date donnée ou en prévision sur plusieurs années) et de générer les écritures comptables de dotations aux amortissements, voir de les intégrer directement dans la comptabilité. Il est également possible de suivre les biens loués, pris crédit-bail ou en leasing. En cas de cession, le logiciel de gestion des immobilisations peut calculer les plus ou moins-values de cession et gérer leur traitement fiscal.
D) Tenir une comptabilité analytique
Cette fonctionnalité n’est pas présente dans tous les logiciels mais elle permet de définir des axes analytiques afin de ventiler les dépenses de l ‘entreprise pour assurer un contrôle de gestion de qualité et un suivi budgétaire performant.
E) Générer des documents financiers et fiscaux
Les logiciels de comptabilité permettent d’éditer les comptes annuels : bilan comptable, compte de résultat et annexe et divers autres états (soldes intermédiaires de gestion, balance générale). Parfois, ils prennent également en charge les déclarations de TVA, la génération de la liasse fiscale et de diverses autres déclarations (CVAE par exemple). Ils doivent en revanche, obligatoirement être en mesure de générer le fichier des écritures comptables (FEC).
F) Exporter les données (échange de données)
Cette caractéristique est très intéressante puisqu’elle permet à l’entreprise d’exporter tout ou une partie de sa comptabilité afin de l’intégrer, par exemple, dans le logiciel de son Expert-Comptable. Elle permet également d’en importer.
Attention : En général, les logiciels de comptabilité sont composés de modules. Il convient de vérifier, avant tout achat, que le logiciel intègre bien tous les modules que vous souhaitez (certaines versions de logiciels ne permettent pas, par exemple, de générer une liasse fiscale).
III. Utilisé d’un logiciel de comptabilité
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité permet de gagner un gain de temps considérable et assure une diminution drastique du risque de commettre des erreurs. Lorsque les informations sont correctement renseignées dans le système informatique, le logiciel permet d’assurer l’unicité de l’information. Enfin, la production des documents financiers aboutit plus rapidement.
Les logiciels de comptabilité sont des outils de pilotage et des outils d’analyse importants. Ils présentent de nombreux avantages et peu d’inconvénients.
Les TPE et PME qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité utilisent fréquemment les logiciels de comptabilité. Un logiciel de gestion commerciale pourra venir s’intégrer à cette solution en cas de besoin. Dans les grandes entreprises, en revanche, il est plutôt d’usage de recourir directement à un progiciel de gestion intégré (PGI)
IV. Les 5 meilleurs logiciels de comptabilité
Aujourd’hui, la comptabilité est fortement dépendante de l’informatique. Souvent, elle en est même indissociable. Presque plus rien ne se fait à la main de nos jours. C’est pourquoi bien choisir son logiciel de comptabilité est très important. Les logiciels suivants sont tous très différents et ne répondent pas toujours aux mêmes besoins.
- Ciel Compta
- Quickbooks
- FreshBooks
- iTool
- Sage