Les PGI (Progiciel de gestion Intégré)

COURS 1

Un progiciel de gestion intégré (PGI), ou ERP en anglais, est un puissant système informatique composé d’une série d’applications, appelées aussi modules, dédiée à la gestion de l’entreprise. Celle-ci peut choisir d’utiliser un ou plusieurs modules, ou l’offre dans son ensemble : gestion des stocks, gestion de production, CRM, comptabilité, SAV ou encore gestion des compétences. Autrement dit, le PGI recouvre l’ensemble des besoins de gestion et d’organisation d’une entreprise.

Un PGI peut aussi être dédié à un secteur en particulier : industriel, commercial, ou encore plus spécifique. Il existe ainsi des PGI généralistes, recouvrant l’ensemble des secteurs, et des PGI spécialisés dans un seul domaine. Ces derniers comportent de nombreux avantages par rapport à des PGI qui s’adressent à tous les types d’entreprise. Un PGI généraliste est bien souvent issu d’une suite bureautique habituelle de grandes marques. Alors qu’un PGI spécialisé, par exemple dans le secteur industriel, s’est fondé sur les réels besoins du secteur, connaissant l’ensemble de ses problématiques et comment les résoudre grâce à des outils performants.

Le premier intérêt d’utiliser un PGI réside dans la centralisation des données. Qu’il s’agisse des fichiers clients, fournisseurs, des stocks, de la production,  tout est regroupé dans un même logiciel puissant qui traite les données de manière homogène. De telle sorte que l’entreprise ne risque ni les doublons, ni les erreurs ou les approximations. Plus que cela, les informations interagissent entre elles pour lui fournir des résultats fiables sur des reportings, qu’il est possible, par ailleurs, de segmenter en fonction de ses besoins.

En outre, les PGI participent activement à la transformation digitale des entreprises. Ainsi, plutôt que de choisir des solutions différentes pour chaque segment de son organisation, ils fournissent une solution globale et normalisée la rendant entièrement numérique et interconnectée. Quelle que soit la taille de l’entreprise, le progiciel lui permet ainsi de gagner du temps et d’augmenter sa productivité.

COURS 2

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.

Un ERP répond aux caractéristiques suivantes :

• Il émane d’un éditeur unique
• En cas d’impact d’un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés
• C’est un système qui garantit la piste d’audit, il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information
• Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information (SI) de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l’ERP)
• Il garantit l’unicité des informations qu’il contient, puisqu’il n’a qu’une seule base de données au sens logique

1. Pourquoi choisir un ERP ou Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) ?

Le marché des ERP évolue rapidement et les innovations techniques ainsi que la transformation des usages ont profondément changé les façons de concevoir cet outil central dans la vie d’une entreprise. L’émergence de ces nouveaux besoins a considérablement modifié le panorama des ERP en 2019. Un ERP vous permettra de considérablement améliorer la productivité et la sécurité de vos processus, notamment en vous aidant à relever 3 principaux challenges :

• Connecter les fonctions en utilisant des données communes
• Standardiser les processus et les données de la compagnie
• Transformer les données transactionnelles en information utile. Par exemple, la saisie d’une vente génère automatiquement une écriture comptable en partie double dans le journal des ventes avec calcul automatique de la TVA collectée. Ainsi, le grand livre et le compte de résultat sont impactés en temps réel.

Face aux enjeux de transformation digitale, les ERP traditionnels, conçus autour d’une base de données unique servant un nombre défini d’utilisateurs et d’applications internes ont beaucoup de difficulté à répondre sans lourdes modifications à des besoins d’échanges de données beaucoup plus importants.

Aujourd’hui, les ERP doivent apporter aux entreprises beaucoup de souplesse, avec des logiciels à l’architecture plus ouverte, facilitant l’intégration de processus externes et de nouvelles applications, au fil des besoins des utilisateurs.

2. Comment utiliser un ERP ?

La vocation d’un logiciel ERP est d’homogénéiser le système d’information de l’entreprise avec un outil unique, capable de couvrir un large périmètre de gestion, c’est-à-dire :

• La gestion des achats
• Les ventes et la gestion commerciale
• La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, analytique…
• Le contrôle de gestion : budgets…
• La gestion des stocks : logistique, transport…

En revanche, deux éléments font généralement plus débat sur la notion de périmètre :

• La gestion de production (planification …)
• La gestion du personnel et de la paie (GRH)

En général, un ERP est subdivisé en modules qui répondent chacun à un des domaines de gestion listés ci-dessus. On dit aussi que l’ERP est constitué de modules fonctionnels, chacun couvrant un périmètre de gestion de l’entreprise.

COURS 3

1. Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré (PGI) ?

Un PGI est la traduction française du terme ERP “Enterprise Resource Planning” qui signifie “planification des ressources de l’entreprise”. C’est une imbrication d’applications informatiques plus ou moins étendues (gestion des commandes, gestion des stocks, gestion des ventes, gestion de la comptabilité, contrôle de gestion) émanant d’un éditeur unique. Chaque application est appelée module. L’entreprise a généralement le choix des modules en fonction de ses besoins. Chacun d’entre eux peut couvrir un périmètre de gestion de l’entreprise. Le PGI, quant à lui, peut couvrir l’entreprise du système d’information de l’entreprise. 

Un PGI regroupe donc plusieurs modules indépendants qui partagent toutefois une seule et unique base de données, contenant les fiches “produits”, fiches “fournisseurs”, fiches “clients”, les gammes, les stocks… Ces modules sont exploités par un système automatisé prédéfini en amont et paramétré.

2. Pourquoi avoir un progiciel de gestion intégrée ?

Les avantages d’un PGI sont nombreux, la plupart d’entre eux viennent combler certaines carences des applications classiques du type logiciel de gestion commercial, utilisant notamment des bases de données différentes.

• Unicité du système d’information : les PGI supprime les risques de doublons et donc le risque d’erreur, la base de données étant commune à tous les modules
• Outil de productivité : les PGI permettent un gain de temps considérable (enregistrement automatique des écritures comptables et mise à jour en temps réel)
• Optimisation des processus : les processus de l’entreprise se retrouvent plus standardisés, le PGI jouant un rôle structurant
• Diminution de certains coûts : l’ergonomie du PGI étant la même pour tous les modules, les coûts de formation du personnel à son utilisation restent limités
• Meilleure maîtrise des coûts : l’information financière est produite plus rapidement, de manière efficace et efficiente
• Une utilisation évolutive : le PGI étant défini par combinaison de modules, l’entreprise utilisatrice peut facilement intégrer de nouvelles applications

3. Quelles sont les limites d’un PGI ?

Le recours à un PGI n’est malheureusement pas sans inconvénients :

• Complexité : avant de déployer un PGI, l’entreprise doit avoir connaissance de l’ensemble de ses processus et de leur fonctionnement, sinon ce programme sera inefficace
• Coût : en général, le coût lié au déploiement du PGI et à sa maintenance s’avère très élevé
• Dépendance envers l’éditeur du PGI : l’entreprise doit s’assurer qu’elle fait le bon choix avant de s’engager car il est très rare de changer de PGI après l’avoir déployé
• Matériel adéquat : la base de données étant volumineuse, un PGI nécessite l’installation de serveurs réseaux très puissants