L’importance du reporting
Outil de communication, le reporting permet essentiellement de matérialiser des données. De plus en plus demandé aux salariés, notamment par les managers afin de contrôler la performance de leurs équipes, le reporting est désormais un élément bien ancré dans la culture de la plupart des entreprises.
I. Qu’est-ce qu’un reporting ?
Le reporting est un outil qui permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance. Il constitue un système de données vérifiées et vérifiables. Il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées. Autrement dit, le reporting permet de mettre en scène des données récupérées à un instant T et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne.
II. À quoi sert un reporting ?
Le reporting a une mauvaise image auprès des cadres, qui doutent souvent de son intérêt et le voient principalement comme une perte de temps. Il reste pourtant indispensable.
Le principal avantage du reporting est la visualisation. Il permet de matérialiser des données et de les rendre compréhensibles de tous afin qu’elles deviennent de bons indicateurs de performance.
Selon la personne destinataire du reporting, son utilisation peut être différente :
- Le manager pourra évaluer les performances de son équipe. Le reporting renforce l’autorité du manager, celui-ci pourra asseoir ses décisions sur des justifications objectives, ce qui, dans la majorité des cas, motivera ses collaborateurs. Lesquels se retrouveront non seulement face à des grilles de contrôle de performance, mais pourront également bénéficier de rémunérations liées à l’exécution d’objectifs. Avec les bons outils, on peut facilement gagner en efficacité et faire du reporting un véritable outil de management.
- Les membres de l’équipe dirigeante pourront affiner une stratégie. Le reporting permet par exemple de pointer du doigt les difficultés liées à une situation précise, tout en mettant en évidence les risques potentiels pour les mois à venir.
- Le dirigeant de l’entreprise pourra présenter des statistiques fiables aux actionnaires. Le reporting permet d’acquérir une vue d’ensemble de l’entreprise.
Dans tous les cas, la personne qui prend connaissance du reporting doit à la fois voir et comprendre les données sans traitement supplémentaire, et surtout pouvoir prendre des décisions. Le reporting est un outil d’aide à la prise de décision.
III. Dans quel secteur d’activité peut-on faire un reporting ?
Le reporting peut être utilisé dans tous les secteurs d’activité professionnels : la finance (on parle de reporting financier), le commerce (on parle de reporting commercial), le droit, la communication, les ressources humaines (il peut contenir par exemple un indicateur des départs et des arrivées dans l’entreprise), le marketing…
IV. Quelles données peuvent être suivies dans un reporting ?
De nombreux chiffres peuvent être présentés dans un reporting. Voici des exemples de données suivies pouvant être matérialisées dans un reporting:
- Le trafic d’un site internet
- Le nombre d’articles vendus
- Les recettes et les dépenses de l’entreprise
- Les économies réalisées
- Les effectifs de l’entreprise…
V. Quelle est la période couverte par le reporting ?
Un bon reporting doit préciser sur quelle période les données ont été récoltées : sur une semaine, un mois, un trimestre ou même une année… Tout est envisageable. Pour qu’il serve à mesurer une évolution et l’impact des décisions prises, le reporting doit porter mention de la temporalité des chiffres présentés.
Si vous devez réaliser un reporting, c’est à vous d’adapter la récolte des données en fonction de la période couverte mais également de la fréquence de présentation de ce dernier. S’il est mensuel par exemple, vous devrez sélectionner des indicateurs récurrents, qui vous permettront de comparer par rapport au reporting précédent.
VI. Comment rendre un reporting attrayant ?
Pour rendre votre rapport digeste, vous devez jouer sur l’élément visuel, le cerveau étant programmé pour analyser, comprendre, et mémoriser les images. Utilisez des couleurs… Mais pas trop, au risque de rendre la représentation confuse. Essayez de faire tenir le tout sur une page, en particulier pour les reportings réguliers. Équipez-vous de bons outils, il existe des logiciels qui peuvent vous aider à transformer les chiffres en éléments visuels.
Il est important d’adapter la forme au fond. Une courbe est idéale pour représenter une évolution, un camembert des proportions, un tableau Excel avec certains éléments mis en gras ou en couleur des données complexes, un smiley des niveaux de satisfaction client…
VII. Quels outils utiliser pour faire un reporting ?
Selon les outils que vous utilisez, le reporting peut être plus ou moins attrayant. Parmi les outils généralement utilisés, on retrouve notamment :
- Le classique Microsoft Excel
- Les systèmes d’information de type ERP, qui permettent de centraliser les bases de données de l’entreprise, en facilitant les inputs et les extractions de données
Il existe également des outils de reporting dédiés, qui présentent automatiquement les chiffres voulus sous une forme attrayante.
- Des logiciels en open source et gratuits, comme SpagoBI ou Jasper report
- Il existe également des outils payants comme Monday ou Bittle
Voici deux exemples de reporting
- Un exemple de reporting réalisé avec Microsoft Excel
- Un exemple de reporting réalisé avec Monday
